Quando pianifichiamo bene, agiamo bene, anche se spesso ci ostiniamo a non farlo a meno di non essere costretti. Preferiamo risolvere i problemi via
via che si presentano che prevenirli. Pensare d’anticipo ha però i suoi vantaggi.
Cosa ci ferma?
Gli scienziati cognitivisti Wayne Gray e Wai-Tat Fu sostengono che sono in sostanza due gli ostacoli che affrontiamo quando anticipiamo le difficoltà
future:
■ Vincoli rigidi/hard: le variabili non negoziabili, ciò che possiamo o non possiamo fare.
■ Vincoli morbidi/soft: le variabili più flessibili. Tutti preferiamo arrivare a un obiettivo con il minor sforzo cognitivo
possibile. Dato che esistono due modi per farlo, di cui uno richiede più capacità mentali ed energia, i “vincoli soft” ci spingono verso
l’altro.
A volte è necessario adattare i piani in corso d’opera, ma avere una strategia è sempre preferibile. Se conosci bene i tuoi meccanismi mentali, puoi
anticipare i vincoli soft e limitarne l’impatto. Mettiamo che devi montare un giocattolo. Prima di iniziare, leggi le istruzioni o ti richiede uno
sforzo di memoria eccessivo? Preferisci leggere un passaggio, farlo e proseguire, o passare dalla teoria alla pratica è troppo impegnativo? Alcuni
hanno bisogno di più tempo per pianificare, mentre altri preferiscono avere uno spazio di manovra lungo il cammino. Capisci quale approccio cognitivo
ti contraddistingue nel gestire compiti semplici e stabilisci il tuo piano d’azione.
Pianificazione di gruppo
Ogni buon piano che si rispetti deve andare bene all’intera squadra. In tal caso il modello IPO (“input-process-output”) ideato nel 1975 può essere
utile (vedi “Efficacia del gruppo di lavoro” a destra). Per certi progetti serve un contributo minimo da parte di tutti, ma più la sfida è difficile
più sono le variabili da considerare. Ecco alcuni consigli:
■ Più arduo è il progetto, più è importante programmare le mansioni.
■ Se i tuoi colleghi hanno un profilo junior dovrai redigere un piano dettagliato e prepararti a effettuare dei cambiamenti in corso d’opera mentre
imparano (in inglese in-process planning).
■ Chiedi a ciascun membro di redigere un programma individuale: questo aumenta la produttività. Le persone tendono a non farlo a meno che non venga
loro richiesto, quindi rendilo esplicito.
■ Non obbligare i colleghi a pianificare tutto nei dettagli se sanno già cosa stanno facendo: sarebbe una perdita di tempo.
I gruppi lavorano meglio se ognuno conosce il suo compito e comunica in maniera appropriata con la squadra.
Tieniti comunque pronto a porti come timoniere di una buona strategia.
